Consejos para ahorrar hasta el 15% de combustible en tu flota

Al representar entre el 15% y el 35% del costo operativo de una flota, es importante tomar en cuenta los consejos para ahorrar combustible. Esto varía según el tipo de unidad (si es pesada o liviana) o la intensidad de uso (km x mes). Incluso llega a ubicarse como el primer gasto en importancia después del recurso humano.

Sin lugar a duda, esto nos lleva a la conclusión que representa un costo importante y que debemos seguir los consejos para ahorrar combustible. Al ser un gasto variable, que incluso cambia por cada unidad y circunstancia, su seguimiento se complejiza, y también resulta inapropiado manejar indicadores estandarizados que no siempre aplican a todas las situaciones y nos pueden llevar a tomar decisiones incorrectas.

En especial, cuando no tenemos una flota uniforme en cuanto a marcas y modelos, las rutas y la intensidad de la operación varían y los controles no son los más sólidos y confiables.

¿Cómo ahorrar combustible?

En muchas flotas, incluso de gran tamaño, no hay un sistema de ahorro de combustible. Esto significa que el gasto no es algo que esté en el foco, perdiendo la oportunidad de no solo evitar el hurto o el uso indebido, sino también de activar acciones que optimicen su utilización.

A continuación, te contamos aspectos básicos que se deben gestionar para controlar y/o disminuir el consumo de combustibles en tu flota, organizados desde lo más simple a lo más complejo de determinar:

1) Control de carga de combustible

El más simple de los puntos de control, pero no siempre bien realizado, es tener la certeza de que las cargas de combustible declaradas -ya sea por facturas o remitos rendidos existieron o no- son por el valor o los litros realmente cargados, y si fueron realizados al vehículo declarado en ella.

Parece una pregunta con una respuesta muy obvia, pero excepto que el o los responsables de la flota estén presentes en cada carga de combustible, de cada unidad, este será un evento del cual no podemos dar total certeza de que haya ocurrido o algunos datos no se hayan alterado.

Sabemos por experiencia que mientras no existan controles en este punto, es uno de los más utilizados para generar fraude ya que resulta sencillo hacerlo. ¿Cómo? Estas son las formas más comunes:

• Generar comprobantes reales reflejando cargas de combustible que nunca existieron.
• Alterar, en el momento de su generación, datos clave como los litros cargados, el tipo de combustible o su importe, para aumentar el total del comprobante y quedarse con la diferencia.
• Cargar parte de los litros en el vehículo de la empresa y otra en un bidón o directamente en otra unidad ajena a la empresa.
• Si la compañía posee instalaciones propias de combustible, no registrar despachos lo que generará un faltante de stock cuando se realice un control de inventario (si es poco, puede ser difícil de detectar).

Para prevenir todo ello, y que además sea una tarea titánica evitar cada uno de los desvíos, YPF Ruta posee un sistema de ahorro de combustible que consiste en:

• Control de patente de la unidad al momento de la carga (vía app o tarjeta).
• Validación por PIN personal, remito firmado por el conductor y el vendedor de la estación, para asegurar doble control de la operación.
• Registro automático de los datos de la transacción: litros e importe, no habiendo carga manual de los mismos.
• Sistema de Control y Trazabilidad ® para instalaciones de combustible del cliente, que registran cada despacho en forma segura y llevan un control on-line del stock evitando fugas o diferencias.
• Control automático de la carga verificando posicionamiento satelital de la unidad al momento de la carga y también litros reales ingresados al tanque a través de los sensores de la unidad.

2) Relación entre los km recorridos y litros consumidos

El cruce de estos dos datos, en un período de tiempo prudencial y realizado de manera frecuente, puede arrojar el rendimiento real aproximado de cada unidad, permitiendo detectar desvíos si son considerables.

Es simple de realizar, ya que con una sencilla división -km recorridos / litros cargados- se conoce el consumo hecho y puede validarse contra las especificaciones del manual de cada unidad.

Pero, antes de calcularlo, debe considerarse que los datos de litros y km recorridos son reales, saber el consumo teórico de cada unidad, y realizarlo en un período amplio, ya que sino impactará el stock inicial y final que tiene la unidad en el tanque, pudiendo alterar sensiblemente el resultado.

Otro detalle a considerar es que, si tenemos una flota, debemos relevar estos datos de cada unidad y calcular manualmente los km desde los odómetros de los tableros; sumar los litros cargados revisando cada comprobante y cruzando toda esta información en un Excel, para tener un buen seguimiento de las diferencias (acumulaciones) ya que el resultado nunca será exacto.

Dado que YPF Ruta controla todas las operaciones de carga y a través de la telemática vehicular determina el odómetro de cada unidad, relaciono estos datos automáticamente reflejando en forma diaria el rendimiento real (litros x km) para que los gestores de flota puedan detectar cualquier desvío o irregularidad.

3) Uso de las unidades: trabajo vs. uso particular

Aunque incluso no hubiera un solo desvío en los dos puntos anteriores, este punto generaría un nuevo desafío para un buen control de los consumos: dividir el uso personal del laboral.

Todo colaborador que tenga a cargo un vehículo corporativo, que naturalmente tiene los gastos de movilidad cubiertos por la empresa, estará naturalmente tentado (o habilitado por la misma empresa) para utilizar la unidad en tareas u horarios particulares. Desde lo más lógico y hasta admisible que podría ser pasar a buscar a los chicos del colegio, hacer un trámite o aprovechar y hacer un desvío en la ruta para retirar un producto, hasta salir en la noche, el fin de semana o tomarse las vacaciones en familia con el auto de la empresa.

Aunque en muchas empresas está consensuado el uso compartido de la unidad (uso laboral y personal), no resultará fácil detectar si cada empleado la usa, cuántos kilómetros recorre laboral y particularmente, las horas de manejo fuera del horario de trabajo o siquiera paga el combustible cuando utiliza la unidad con fines particulares. Todo un desafío analítico, sobre todo cuando esto es frecuente y las flotas son grandes y diversas en su formato de operación.

Incluso, si hablamos de una unidad operativa donde el uso personal estuviera limitado por naturaleza (camión, colectivo, etc.), la elección de rutas, los tiempos incurridos en cada una, considerando paradas, horarios de inicio y de fin podrían develar algunas situaciones no esperadas si se cuenta con visibilidad sobre estos indicadores.

Las preguntas lógicas que podría tener cualquier responsable de flota son: ¿cuánto combustible está pagando la empresa por el uso personal del empleado?, ¿la diferencia total es lógica/tolerable?, ¿hay casos que ameritan acciones de corrección ya que están por fuera de lo admisible?

Un dicho, muy aceptado, que refleja esta situación es que, si no lo tenemos medido, no somos capaces de tenerlo controlado, y, donde se sabe que no hay control, es lógico que haya algunos descontroles.

Utilizando YPF Ruta el administrador ya no tendrá que preocuparse por todo esto ya que la analítica que provee a través de sus tableros automatizados permite comprender a simple vista la operatoria (general, por grupo y unidad), advertir desvíos y encontrar rápidamente las causas.

4) El rendimiento km/lt

Si logramos tener control sobre los tres puntos anteriores, habremos superado el nivel de “detección de desvíos” para concentrarnos en el próximo al que podríamos llamar “optimización del consumo”, que consiste en ser más eficiente sobre el consumo real y lógico de la flota.

Ya estamos en una etapa donde el consumo “es lo que es”, y las acciones que se realizan son direccionadas a bajar el consumo, sin perjudicar las operaciones, sobre la base que toda la movilidad de la flota es coherente y está convalidada.

Acá identificamos 4 áreas de incumbencia donde un gestor de flotas puede trabajar para optimizar aún más el consumo. Te dejamos unas recomendaciones:

• Driving score: la conducta de manejo de cada unidad impacta directamente sobre el consumo, pudiendo ser responsable de hasta un 8% del total consumido. Si un conductor maneja a las velocidades óptimas recomendadas, utilizando las marchas adecuadas, evitando aceleraciones y frenados bruscos, no solo bajará el riesgo, sino también el consumo. Esto es lo que se llama un manejo econo-eficiente.
• Ralentí: a veces por el tipo de operatoria de la flota, por malos hábitos de sus conductores o simplemente por falta de compromiso en el control de gastos, muchas unidades permanecen encendidas sin moverse por importantes lapsos de tiempo, y de manera recurrente. Muchas veces hay explicaciones atendibles: cargas y descargas rápidas, necesidad de generación de potencia, uso del A/A o Calefacción, o aspectos de seguridad. Pero muchas otras veces no tienen explicaciones razonables o se genera ralentí en exceso, representando un gasto importante de combustible que se ha “quemado” sin ninguna necesidad.
• Performance: cuando la operación o la complejidad operativa lo requiere, se pueden levantar parámetros de comportamiento más allá del estilo de conducción: RPM, Temperatura de Motor, Relación de marchas, etc. Los mismos se reflejan en tableros que se actualizan automáticamente, permitiendo analizar el comportamiento de una manera más minuciosa, lo que permitirá corregir modos de conducción, analizar desempeño técnico on-line y activar acciones justo a tiempo.

• Mantenimiento: cuántas veces pensamos, frente a un problema técnico de una unidad, “si hubiera realizado un mantenimiento antes habría detectado el problema evitando la consecuencia”. Esto es posible si generamos un ciclo preventivo virtuoso, al menos considerando revisiones básicas y sencillas, muchas veces a partir de una simple observación de los puntos clave de la unidad, que no tiene un alto costo ni paradas prolongadas del vehículo.

  Limpiar sobre limpio es un refrán que se utiliza mucho en las empresas de servicios de limpieza y hace referencia a que es mucho más simple y cuesta menos “repasar” sobre lugares que están a simple vista limpios, en vez de dedicar tiempos de limpiezas intensas en lugares que están desmejorados.

  El mismo concepto podemos utilizar en la mecánica, evitando ingresar al taller unidades dañadas o inoperativas, para solamente reparar, corregir y reemplazar desgastes, en vez de tener que lidiar también con los daños derivados de una rotura.

Sobre todos estos puntos YPF Ruta ofrece un scoring de manejo por unidad y conductor, detallando cada uno de los desvíos; un indicador de ralentí por unidad medido en litros o en tiempo de encendido; tableros gráficos que muestran la performance real a través de una lectura CAN-BUS de cada una de las unidades; y una plataforma integral de mantenimiento que permite planificar y registrar todas las intervenciones a las unidades, calculando el costo total real de cada unidad entre repuestos, mano de obra y horas paradas en el taller.

Si tenés algunos puntos flojos en la gestión de tu flota, podés rápidamente abordarlos y corregirlos con un dispositivo de ahorro de combustible, o algunas de las soluciones disponibles en el mercado.

No sigas perdiendo competitividad. La telemática vehicular llegó para llevar a las flotas vehiculares hacia el futuro.

YPF Ruta es la mejor solución del mercado para mejorar el desempeño de tu flota.

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