Calculá el consumo de combustible y manejá los gastos de tu flota

NOVIEMBRE, 2021

Conductora de unidad de flota ahorrando al calcular el consumo de combustible

Hoy en día aún es posible encontrar flotas vehiculares que aún no utilizan una herramienta para administrar y cómo calcular consumo de combustible. Si sos una de ellas, enterate en esta nota de lo que te estás perdiendo.

Tanto quienes poseen una flota propia o tengan que gestionar flota tercerizada; esté conformada por unidades pesadas dedicadas al transporte o sean vehículos livianos utilizados para brindar servicios o actividades comerciales, todas ellas requieren dedicación de quienes la administran para atender aspectos críticos que permiten que la flota siga operando en forma ordenada e ininterrumpida. Uno de ellos es cómo calcular consumo de combustible, ya que sirve para tener un control de los gastos más importantes.

El objetivo es automatizar al máximo posible las operaciones comunes y repetitivas, buscando liberar tiempo para detectar y atender los posibles desvíos.

Acá te dejamos los puntos de dolor más recurrentes:


¿Dónde y cuál combustible cargar?

La primera actividad que pensaremos al momento de enviar una unidad a la calle es dónde cargar combustible nafta y qué producto deben utilizar en función de cada unidad. De aquí se desprende la necesidad de establecer y comunicar una definición a los conductores y/o responsables del abastecimiento sobre qué combustible cargar en cada vehículo: marcas habilitadas y productos (normal o premium) que deben utilizar dependiendo cada vehículo, con el fin de cumplir con el estándar de calidad mínimo esperado, las especificaciones de fábrica y/o recomendaciones de quienes realizan el mantenimiento de las unidades.

En el caso que ocurra algún problema con el funcionamiento de la unidad, es importante poder asegurar cuál es el inconveniente para solucionarlo rápidamente.

Un tip clave es pegar calcomanías en las tapas de los tanques indicando el combustible que se debe cargar: nafta o diesel, común o premium (grado 2 vs grado 3), y así evitar confusiones de conductores, en especial cuando rotan de vehículos, y también servirá para advertir a los y las vendedores de las estaciones y así evitar equivocaciones e inconvenientes como las contaminaciones. Además, es importante para el control de gasolina y la gestión de combustible.

¿Cómo vamos a abonar el combustible cargado?

No obstante lo anterior, una vez que los conductores y las conductoras lleguen a las estaciones, se encontrarán con otra acción que resolver: ¿con qué abonar el gasto? Para anticiparse a esta obvia complicación, quienes administran de la gestión de flota deben arbitrar medios para afrontar el gasto, que no suele ser bajo y además es cotidiano, para evitar que el personal deba utilizar sus propios recursos para abonar el gasto de la empresa, excepto que esto ya sea una definición acordada y comunicada a los empleados.

Con el fin de evitar esta situación, es recomendable que en el control de flota se utilicen alternativas como la utilización de un sistema que otorgue crédito automáticamente o medios de pagos corporativos para que el empleado pueda utilizar. De esta manera, estará todo organizado y será posible generar ahorro de combustible ya que se produce una reducción de costos.

En este sentido hay que destacar algunas diferencias entre estas tres principales modalidades:

a. Utilización medios de pago corporativos (tarjetas de crédito empresa, débito, tickets de combustible, vales, adelantos de efectivo, etc).

Si bien pueden parecer simples y prácticos, sus principales desventajas son la falta de seguridad, la carga administrativa previa y posterior para su debido control. Incluso las tarjetas de crédito o tickets de combustible podrían no ser aceptadas en algunos establecimientos, utilizarse para otros fines (gastos no reembolsables), para abastecer vehículos que no sean de la flota, o incluso falsear los datos de la operación real (incrementar los valores para apropiarse de la diferencia).

También hay que tener en cuenta la enorme cantidad de carga de trabajo administrativa que implica conciliar los gastos, canjear tickets de operaciones efectuadas por nuevos vales, y el control posterior de la consistencia de los consumos (rubros de los consumos, importes, frecuencia, relación con el nivel de actividad de la unidad, etc).

Incluso muchas empresas asumen un “costo hundido” permanente proveniente de los desvíos y su falta de herramientas, conocimiento o tiempo para detectarlos y eliminarlos.

En resumen:

b. Cuentas corrientes en las estaciones de servicio

Esta modalidad, muy extendida en la actualidad, presenta algunas mejoras sobre las anteriores que pueden centrarse en la flexibilidad de pago, un resumen consolidado y alguna medida de control, considerando que la cuenta puede configurarse para solo algunos tipos de gastos y fijando algunos límites. Pero difícilmente pueda configurarse a nivel de conductor o vehículo y la administración dinámica de esas reglas pueda estar limitada.

Además, la principal limitación estará dada por la poca disponibilidad de alternativas para abastecerse y en el caso de flotas con amplio movimiento territorial, implicaría la apertura de diversas cuentas multiplicando las tareas administrativas y posiblemente generando dificultades en el control cruzado de los gastos.

En resumen:

c. Programas de gestión integral del consumo de flotas

Adherirse a este tipo de programas disponibles en el mercado generan beneficios importantes ya que están pensados desde la necesidad y los problemas frecuentes de quien gestiona flotas vehiculares de todo tipo.

La mayoría de estas plataformas ofrecen una red de puntos de carga con la posibilidad de tener una cuenta centralizada que nos permite tener un seguimiento del consumo total de la empresa y el detalle por las unidades, independientemente de donde o quien realice el consumo.

Por lo general también permiten definir perfiles de consumo para cada unidad (definir productos habilitados, límites y frecuencia), y la identificación de los conductores que realizan las operaciones de carga. La principal ventaja es que todo esto puede ser administrado desde una plataforma y sus cambios impactarán en toda la red de puntos de carga habilitados, no necesitando depender de actualización de normativas o procedimientos y asegurando así la calidad y trazabilidad de los productos adquiridos.

La digitalización de las operaciones permite aumentar la seguridad, evitar el manejo de comprobantes y con esto reducir la carga administrativa, al mismo tiempo que facilitan las actividades de control posterior ya que es posible enfocarse solo en los desvíos.

Incluso, alguno de estos programas incluye beneficios como descuentos por el volumen consumido, financiación, alternativas de pago y otros servicios vinculados como mantenimiento para la flota, control satelital y más.

¿Por qué YPF Ruta es la plataforma más conveniente para tu flota?

De los programas existentes, YPF Ruta es el único que combina todo en uno, evitando que debas migrar de un sistema a otro o crear interfaces para estandarizar la información de las operaciones.

Hay un antes y un después en la gestión de tu flota y es cuando incorporás a tu flota en el programa simplificando la gestión y haciéndola más eficiente y productiva.

Conocé los beneficios:

Y a todo esto le podés sumar la telemetría vehicular, conectado a cada unidad en forma remota a la plataforma, para poder conocer todo de ella: consumo real, scoring de manejo, recorridos, alertas de documentación y mantenimiento y muchos beneficios más.

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