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Proveedores

Recepción de facturas

¿Qué datos mínimos debe contener la factura?

Fecha de emisión no mayor a 30 días de la fecha de presentación en Cuentas a Pagar.
Nombre y CUIT de la sociedad a la que debe facturar.
Documento habilitante para facturar entregado por la empresa a quien le prestó el servicio o realizó la entrega del material.
En el cuerpo de la factura debe aclarar el concepto al que refiere.
A efectos de aplicar correctamente las retenciones pertinentes debe indicar:
- Entregas de mercadería: provincia donde realizó la entrega.
- Prestación de un servicio: provincia donde brindó el servicio.
- Servicio de transporte: provincia de carga.
- En caso de percibir Ingresos Brutos en su factura, deberá aclarar la alícuota y la jurisdicción.
En caso de Contrato en moneda extranjera debe aclarar en el cuerpo de la factura el tipo de cambio correspondiente al día anterior a la fecha de emisión de la misma, publicado por el Banco Nación Mercado Libre de Cambios Tipo Vendedor.
PUNTO A ACLARAR: el Banco Nación presenta dos tipos de cotizaciones, Divisas y Billete. Usted deberá tomar sin excepciones la cotización que figura en la columna Divisas.
El tipo de cambio debe estar contenido en el cuerpo de la factura.
La factura debe ser original, excepto factura CAE.
No serán aceptados documentos con tachaduras ni enmiendas.
Por último, la factura debe tener impreso y legible el Código CAI/CAE. En caso de factura CAI, verificar que el mismo no se encuentre vencido.

¿Cuánto tiempo debo esperar para visualizar una factura en la Web?

Puede visualizar las facturas contabilizadas diez días antes a la fecha de pago.

¿Cómo procedo en caso de que la factura no figure contabilizada?

En caso de no visualizar su factura, diez días antes de la fecha de pago debe realizar la consulta a través del Call Center de Atención a Proveedores: 0810-122-9681.

¿Qué documentación debo presentar junto a la factura?

Es requisito indispensable presentar junto a la factura el certificado “habilita” de prestación del servicio/entrada de materiales que le otorga el sector contratante.

¿Es correcto presentar una factura solamente con el número de Hoja de entrada de servicio/material en el cuerpo de la misma?

No, debe solicitar al sector contratante el documento correspondiente. La presentación en papel de la habilitación para facturar con todos los datos minimiza las posibilidades de una devolución posterior de su factura.

¿Puedo incluir en una factura más de una certificación de Servicio/Entrada de materiales?

Si, y es lo más conveniente. Adjuntar a la factura cada uno de los certificados de servicios/entradas de materiales. La suma de los importes certificados servicio/entrada de materiales, deben coincidir con el importe neto de la factura.

¿Puedo fraccionar una hoja de entrada de servicios en más de una factura?

No, debe facturar el total de la Hoja de Entrada de Servicios en una sola factura.

¿Qué tipo de cambio debo tomar, dónde lo encuentro publicado? ¿En qué parte de la documentación presentada debo colocarlo?

El tipo de cambio a tomar corresponde al día anterior a la fecha de emisión de la factura, publicado por el Banco Nación Mercado Libre de Cambios Tipo Vendedor.
PUNTO A ACLARAR: El Banco Nación presenta dos tipos de cotizaciones, Divisas y Billete.
Usted deberá tomar sin excepciones la cotización que figura en la columna Divisas.
El tipo de cambio debe estar contenido en el cuerpo de la factura.

Soy proveedor nacional y tengo contrato en moneda extranjera. ¿Cómo debo facturar?

Todas las facturas que se emitan sobre contratos efectuados en moneda extranjera, deberán emitirse en la misma moneda que el pedido/contrato, indicando en el cuerpo de la factura el tipo de cambio aplicado que debe coincidir con el tipo vendedor-Mercado libre de cambios- publicado por el Banco Nación (http://www.bna.com.ar/) y correspondiente al día anterior a la emisión del documento.

Soy proveedor nacional y tengo contrato en pesos. ¿Cómo debo facturar?

Todas las facturas que se emitan sobre contratos efectuados en pesos, deben ser facturadas en pesos sin incorporar leyendas que aludan a la conversión a otras monedas.

¿Qué documentación debo presentar si recibí alerta por incumplimiento de contratistas?

Ante una alerta por incumplimiento se debe presentar la Factura junto con la Nota de Crédito por el importe informado por el inspector de su contrato.

Si percibo IIBB, ¿debo detallar siempre la alícuota y la jurisdicción?

Si percibe Ingresos Brutos en su factura, deberá aclarar la alícuota y la jurisdicción.

¿Cuándo debo presentar la Nota de Débito por devolución de alerta?

La nota de débito por devolución de alerta de incumplimiento debe presentarse una vez recibida la notificación del inspector.

En caso de surgir una Diferencia de cambio, ¿cómo procedo a facturar? ¿Qué detalle debo adjuntar?

Para ser aceptada por YPF S.A. será necesario que la diferencia en la cotización de la moneda extranjera supere el valor mínimo de 5% y el monto de la diferencia en pesos sea mayor a $100.
Esta Nota de Débito o Crédito deberá contener en su texto imprescindiblemente los siguientes datos:
Número e importe de la factura que ajusta.
Tipo de cambio de la factura original.
Tipo de cambio aplicado para confeccionar la nota de débito o crédito.
Texto indicando: “La presente Nota de Débito/Crédito cancela en forma definitiva la/s factura/s Nro. ….”
Número de Pedido/Orden de Compra/Contrato que originó la obligación.

Al momento de presentar una factura, ¿qué debo adjuntar para recibir una constancia de parte de Recepción de Facturas?

Debe presentar una copia de la factura, donde se incluirá un sello de Cuentas a Pagar identificatorio del lugar y fecha donde se recepcionó el documento.

Si dejo un sobre por Mesa de entrada y tiene sello de Correo Argentino, ¿esto es un inconveniente? ¿Cuál es la diferencia?

No. Sólo debe tener en cuenta que la fecha a considerar para su pago será la fecha en que internamente se reciba en Cuentas a Pagar. Los documentos ingresados por esta vía no tienen acreditación con sello por parte de Recepción de Facturas – Cuentas a Pagar.

¿Qué conceptos se aceptan en la presentación de Notas de Crédito?

Cancelación de anticipo:
Debe contemplar los siguientes requisitos:
Que en la Nota de Crédito figure el número de Orden de Compra que originó el anticipo.
Que en el detalle de texto de la Nota de Crédito se indique claramente que se trata de la cancelación de un anticipo financiero otorgado sobre una factura (indicar número de factura de origen).
No es requisito la presentación de ningún documento adicional que deba ser entregado por un usuario de la compañía.

Diferencia de cambio:
Debe contemplar los siguientes requisitos:
Número e importe de la factura y/o Nota de Débito que ajusta.
Tipo de cambio de la factura y/o Nota de Débito original.
Tipo de cambio aplicado para confeccionar la Nota de Débito o Nota de Crédito.
Texto indicando: “La presente Nota de Débito/Crédito cancela en forma definitiva la/s factura/s Nros. xxxxxxxxxxxx”.
Número de Pedido / Orden de Compra / Contrato que originó la obligación.
Que cumpla con las Condiciones Generales de Compras y Contratos de YPF S.A. – YPF Gas (que la diferencia de cambio positiva o negativa sea mayor al 5% y que el monto total de la Nota de Crédito o Nota de Débito a emitir sea mayor a $100,00).

Nota de Crédito bonificación/descuento
Debe contemplar los siguientes requisitos:
Que la Nota de Crédito esté firmada por el responsable autorizado.
Que en el cuerpo de la Nota de Crédito figure la cuenta contable y centro de costos al que deberá imputar la Nota de Crédito.
En el caso de material consignado, debe presentarse conjuntamente con un reporte emitido por el almacén.

Otros conceptos:
Dado que este tipo de documentos no cuenta con respaldo registrado en el sistema (ej.: certificación de servicios) los usuarios internos reciben las facturas, Notas de Débito y/o Notas de Crédito para controlarlas, definir la imputación contable y hacerlas conformar, enviándolas luego a Cuentas a Pagar. Por tanto, es necesario que este tipo de documentos sean gestionados por el sector contratante.

Si presto un servicio, ¿tengo que aclarar dónde lo brindé?

Si presta un servicio debe indicar en qué provincia fue realizado. En caso de prestar servicio de transporte debe indicar la provincia de carga.

Si entrego mercadería, ¿tengo que aclarar dónde la entregué?

En caso de entrega de mercadería debe indicar en qué provincia se realizó la entrega.

¿Cuál es el plazo para presentar una factura en Cuentas a Pagar una vez emitida?

La tolerancia de emisión es de un mes anterior a la presentación de la factura en Cuentas a Pagar.

En caso de que la factura contenga IIBB, ¿cuánto tiempo tengo para presentar la factura una vez emitida?

Una vez emitida la factura debe presentarse dentro de los 30 días corridos de la fecha de emisión, caso contrario la misma será rechazada.

Tengo dudas sobre a qué empresa debo emitir la factura, ¿dónde puede visualizar este dato?

Puede encontrar el número CUIT y nombre de la sociedad a la que debe emitir la factura en el contrato firmado con la empresa, en el certificado de servicio que le emite el Sector Contratante y, en última instancia, comunicándose con el sector a quien le ha prestado el servicio o entrega de material.

¿Cuáles son los días y horarios para presentar las facturas y las sedes correspondientes?

Lugar físico de presentación de facturas según se indica en el contrato:

Torre Madero (Manuela Sáenz 494, Puerto Madero, C.A.B.A.): martes y jueves de 10:00 a 13:00hs.
Refinería La Plata (Baradero 777, Ensenada): martes y jueves de 09:00 a 12:30hs.
Refinería Luján de Cuyo (Brandsen s/n°, Luján de Cuyo): martes y jueves de 09:00 a 12:30hs.
Comodoro Rivadavia (Avda. del Libertador 520, Gral. Mosconi, Comodoro Rivadavia, Chubut): martes y jueves de 09:00 a 12:00hs.
Neuquén (Talero 360, Neuquén): martes y jueves de 09:00 a 12:00hs.

¿Dónde puedo realizar consultas sobre documentos presentados?

Las consultas por documentos ya presentados pueden canalizarse a través del Call Center de Atención a Proveedores (0810-122-9681), o a través de la página de YPF>Clientes y proveedores>extranet.